La primera clave es contar con una empresa especializada que nos dé soporte y contacto con los proveedores que necesitamos. Son muchos los elementos que intervienen para la correcta organización del evento, desde los audio visuales a la contratación de espectáculos, alojamiento, actividades, etc., por lo que es importante conocer bien qué hará falta y a qué proveedor acudir. En esto, la agencias de eventos cuentan con una ventaja adicional, ya que ellos tienen una cartera de proveedores con precios negociados por cantidad de eventos que llevan a cabo durante todo el año, además de un know how que resulta imprescindible en cualquier evento, convención o lanzamiento de producto.
En segundo lugar, es importante saber la asistencia aproximada sea cual sea el evento. A veces calculamos una asistencia de más de 1.000 personas, pero acaban llegando no más de 500. La organización de un evento de 1.000 personas difiere bastante del evento de 500, de ahí que sea un error no calcular correctamente el número de personas que vendrán. Ya no sólo es un tema de que los costes se eleven por invitado se eleven considerablemente, es que un espacio para 1.000 personas ocupado por 500 puede dar sensación de vacío.
En tercer lugar, dar una buena imagen depende mucho de la calidad de los espectáculos, el presentador o maestro de ceremonias del evento. Normalmente, el fin del evento es transmitir un mensaje, y para que llegue, quien conduzca el evento debe ser capaz de hacerlo ameno sin obviar el objetivo de hacer llegar el mensaje
Con estos 3 puntos, el evento irá muy bien, pero la presencia de elementos multimedia ayudarán a que sea algo inolvidable. Si tu evento necesita música, vídeo, etc., tampoco escatimes por esta parte porque pueden ayudarte a difundir tu mensaje de una forma óptima. Si tienes que hacer una presentación en vídeo y el sonido no llega a todo el mundo, estarás perdiendo dinero y tu imagen no quedará muy bien parada.
Luis Cifuentes