viernes 16/4/21

Estrella Digital

Son muchos los beneficios que las centralitas virtuales aportan a las empresas

Todo lo que ha implicado la pandemia, ha supuesto para las empresas un proceso de reinvención orientado al teletrabajo y a dinámicas que impliquen soluciones a distancia. Ha sido el momento propicio para que muchas compañías inviertan en la adquisición de sistemas que faciliten todo, y uno de ellos, sin duda, es el de las centralitas virtuales

centralita virtual

Se puede decir que la Covid-19 llegó para cambiar el mundo, no hay un sector o ámbito que no haya sido trastocado por la pandemia. Todos han debido reestructurar y acomodar sus servicios para seguir subsistiendo y funcionando en el contexto actual.

Uno de los casos más evidentes es el sector empresarial, que ha tenido que reinventarse, y entre todas las estrategias y planes de acción que ha implementado, el teletrabajo ha sido algo fundamental.

Una herramienta que se ha convertido en aliado para que el trabajo fluya de la mejor manera en esta coyuntura, es la centralita virtual, la cual prácticamente lleva la empresa a la casa u otros lugares, y mantiene conectados a los miembros de un equipo empresarial.

Se conoce como centralita virtual a todo sistema telefónico para empresas basado en comunicaciones IP, es decir, protocolos de internet. Se diferencia de los sistemas tradicionales, en que no necesita líneas telefónicas ni hardware, son soluciones que pueden alojarse en el proveedor de servicios o almacenarse en la nube a través de un servidor.

Una centralita virtual permite que el móvil o el ordenador de los trabajadores se conviertan en extensiones de la central de trabajo. Además, ofrecen la posibilidad del envío de SMS masivos con una tasa de apertura de 95%, lo cual se traduce en un canal muy efectivo para comunicarse con los clientes.

Los sistemas avanzados que ofrecen los proveedores más reconocidos, cuentan con potentes herramientas que facilitan las videoconferencias, las presentaciones a distancia y el teletrabajo, las cuales han sido indispensables para que las actividades en las empresas fluyan durante la pandemia.

Ventajas de las centralitas virtuales

Todas las firmas reconocidas en el mundo cuentan con una centralita virtual para empresas por todas sus ventajas, ya que son compañías que tienen amplios volúmenes de llamadas entrantes recurrentes y necesitan tener la capacidad de poder atenderlas todas.

Entre sus principales beneficios está que es un servicio construido completamente en la nube y, además, tiene la posibilidad de integrarse con herramientas existentes en las empresas, tales como los diversos software de gestión empresarial que unifican facturación, gestión de proyectos, CRM, gestión de incidencias y demás, así como con aplicaciones de gestión de canales de ventas.

Los costes se reducen por varias razones y esto es un gran beneficio para las Pymes. Un ejemplo sobre cómo se ahorra es el siguiente: al utilizar una centralita virtual alojada en la nube, esto anula los costes por los servicios de mantenimiento. Esta condición es favorable para pequeñas empresas que no tienen un servidor y requieren evitar gastos por mantenimiento.

Las centralitas virtuales modernas cuentan con terminales y auriculares para facilitar la labor de los operadores, y así tener las manos libres para manipular el ordenador. De igual forma, facilitan a los centros de llamadas, dedicados a la gestión del gran volumen de llamadas que entran, a vigilar y optimizar el trabajo de los operadores que atienden y realizan llamadas.

Otra ventaja es que las centralitas virtuales permiten a las empresas tener escalabilidad, es decir, se pueden fácilmente incrementar los servicios virtuales si se da el caso de que deben adaptarse a una nueva situación, incluso, estos servicios se pueden disminuir.

Funciones de una óptima centralita virtual

Todo proveedor de servicio de centralitas virtuales ofrecerá sistemas que supongan funciones indispensables en toda empresa, más aún en este tiempo en el que el trabajo a distancia ha proliferado.

Entre las funcionalidades más importantes están:

  • IVR (respuesta de voz interactiva): permite que haya interacción directa con el sistema de atención telefónica de la empresa, en tiempo real, mediante menús configurables de voz. Esta función es muy versátil, ya que cuenta con un servicio para grandes volúmenes de llamadas entrantes y el uso de tonos DTMF.
  • WebRTC (Web Real-Time Communication): es una función que permite a los usuarios comunicarse desde los principales navegadores web sin que se tengan que instalar otras aplicaciones de comunicación.
  • Grabación de llamadas: con esta función, desde cualquier extensión de la empresa se pueden almacenar en la nube todas las llamadas que se hagan y se reciban.
  • Desvío de llamadas: se pueden desviar todas las llamadas que se reciban en una determinada extensión a un número diferente que se haya configurado con anticipación, bien sea dentro del país o fuera de las fronteras.
  • Franjas horarias y filtros: la empresa puede establecer un filtro por departamento, número de cliente, provincia, horario e idioma, y de esta manera, se atienden las llamadas de forma mucho más eficiente.
  • Buzón de voz: permite activar un buzón de voz cuando el usuario está fuera de la oficina o cuando por alguna razón no pueda atender, de tal manera que no pierda ninguna llamada. Incluye la posibilidad de configurar que los mensajes lleguen a un determinado correo electrónico.
  • Líneas de backup: en caso de una caída de la fibra óptica o corte de luz, que impidan la conexión a internet (por esta vía cursan las llamadas con este servicio), se puede configurar un desvío automático al móvil que el usuario decida.
  • Videollamadas: a través de la centralita virtual se puede establecer comunicación entre todos los miembros del equipo de trabajo de una empresa, desde cualquier lugar. El sistema permite hacer reuniones en línea y llamadas para realizar conferencias grupales.
  • Música en espera y locuciones profesionales: permite la elección de música de espera, entre un amplio repositorio, de tal manera que suene durante la cola de llamadas. También se puede seleccionar entre una serie de locuciones ya existentes o crear unas propias para que aparezcan aleatoriamente durante la espera.

Éstas son algunas de las funciones principales que ofrecen las más avanzadas centralitas virtuales, a las que se deben añadir las funciones como fax virtual, ‘click to call’, colas de llamadas, informes de llamadas y muchas más.

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