domingo 18.08.2019
Puedes mejorar los servicios de tu empresa

La gestión telefónica en las empresas

No decimos nada nuevo al afirmar rotundamente que la comunicación empresarial es un factor de gran importancia dentro de la gestión de la misma

La gestión telefónica en las empresas

Tener un equipo técnico y humano eficaz para la comunicación entre los diferentes departamentos de la empresa o de esta con los clientes, proveedores y socios o inversores significa dar un impulso en la calidad de la proyección de la imagen de marca, además de permitirnos ser más efectivos y productivos.

Dentro de todos los métodos utilizados para agilizar esta comunicación empresarial, la telefónica es considerada como vital, por eso debemos tener absoluto control de la telefonía empresarial con un servicio Telecom Expense Management o servicio TEM que permitirá en análisis de gasto en telecomunicaciones, automatizando los procesos del gasto para evitar todo tipo de errores y excesos en las facturas telefónicas.

Con un servicio TEM, las empresas tendrán una visión global y transparente sobre el gasto que se realiza con el uso de la telefonía, pues se reciben informes actualizados con una frecuencia predeterminada y se podrán auditar las líneas que se tengan contratadas, de tal modo que se pueda adaptar el presupuesto a un consumo real. De este modo, se ahorrará tiempo al contactar con el operador cuando estemos ante un problema o reclamación de los clientes, se mejorará notablemente la negociación con los proveedores de telefonía, consiguiendo mejores precios y ofertas, y se conseguirá mantener un registro del inventario y un mejor control de los activos.

La comunicación telefónica en el siglo XXI

Nadie escapa a la influencia de las nuevas tecnologías, especialmente aquellas que se consideran protagonistas en su crecimiento y desarrollo, como son las relacionadas con la comunicación. La voz virtual es un claro ejemplo de este desarrollo tecnológico adaptado a las necesidades de la telefonía moderna. Con una gestión actualizada de las redes telefónicas mejorarán exponencialmente prestaciones como la calidad del sonido, la agilidad en llamadas, la suma de extensiones, o como hemos visto al principio de este artículo, y la reducción de gastos.

La actualización que mencionamos está inevitablemente unida a la telefonía IP. Este sistema de comunicación que utiliza la tecnología VOIP (transforma en paquetes de datos digitales una señal analógica para que pueda transportarse por internet) para integrar voz y datos en una misma red con el protocolo IP como base, siendo conocida bajo el nombre de Comunicaciones Unificadas.

Gracias a estos avances, se consigue reunir en un mismo sistema absolutamente todos los canales que usa una empresa para entablar contacto, tanto con proveedores como con clientes como entre los propios componentes del personal laboral, si fuese necesario. Esto incluye el uso del teléfono, datos, vídeos, redes sociales…

Aunque la tecnología que permite hacer realidad estos procesos (VOIP) llegó a finales de los 90, no experimentó un verdadero auge hasta la llegada, implantación y crecimiento de las redes que conforman internet. Es entonces cuando las empresas sienten verdadero interés por esta tecnología y comienzan a implantarlas en sus sistemas de comunicación.

Las ventajas más reseñables al instalar la telefonía IP en las empresas son la inmediata simplificación de la infraestructura necesaria para mantener el máximo nivel de comunicaciones en la organización, la integración de diferentes sedes y trabajadores, así como el aumento de terminales para estas sedes y empleados.

Un beneficio muy interesante para los empresarios es la posibilidad de aumentar las herramientas útiles para la mejora de la gestión empresarial, como puede ser la centralización, las llamadas gratuitas, un plan para la integración de la numeración, la optimización de las líneas necesarias para la comunicación, utilizar funciones avanzadas, como los buzones de voz, el IVR o respuesta de voz interactiva (menús de voz configurables en tiempo real), el ACD (sistema que distribuye las llamadas entrantes a un grupo determinado de terminales que utilizan los empleados), el CTI (tecnología que permite la integración y gestión de los diferentes canales de comunicación entre cliente y empresa). También, por supuesto, tendrá un menor coste en llamadas y en mantenimiento.

Por último, el definitivo paso evolutivo en la comunicación telefónica para empresas es la integración del teléfono a un CRM (Customer Relatioship Management), que no es otra cosa que un software que realiza la gestión relacionada con la información de clientes y proveedores en tiempo real, facilitando enormemente la comunicación y propiciando el aumento de ventas al tiempo que se mejora la atención al cliente.

Con este tipo de programas, donde se gestionan los datos de los clientes gracias a los operadores de un centro de llamadas, se puede acceder fácil y rápidamente a estos datos, según se requiera y esté proyectado en las actividades del día. Acciones como la información del perfil del cliente, la hora y el tiempo de duración de la llamada y de qué se habló en ella son las más utilizadas.

Comentarios